המסמכים והמידע הרב מציפים את המשרד שלך? הארכיון הפיזי כבר עמוס ואין בו מקום נוסף
לשמירת מסמכים? ישנה מחשבה להפוך את הארכיון הפיזי לארכיון דיגיטלי אבל אין לאף אחד
מושג מהיכן יש להתחיל? השירות שאנו מציעים עושה סדר במסמכים, עם יצירת ארכיון דיגיטלי או בשמו השני "ארכיב דיגיטלי",
איכותי, מסודר ונוח לגישה מכל מקום ובכל זמן.
בעולם של היום מסמכים מהווים חלק נכבד מהסכמים בין אנשים וגופים ממשלתיים ויש להם השפעה רבה על חיינו, בין אם אנו אדם פרטי ובין אם אנו עסק או חברה. לאורך שנים חברות, עסקים וארגונים יכולים לצבור מסמכים רבים שתופסים מקום פיזי רב. קשה מאוד למצוא באותם ארכיונים את המסמכים הרצויים, העבודה סביב תיוקם קשה וארוכה והמקום הפיזי שהם תופסים מכביד על החברה או המשרד. אנו מציעים פתרון ייחודי של יצירת ארכיב דיגיטלי מקצועי, נוח ופשוט לחיפוש וידידותי לכל משתמש. את המסמכים שסרקנו ומיצבנו אותם בארכיון הדיגיטלי ניתן לאחר בדיקה חוזרת ונשנית למסור את המסמכים המקוריים לביעור. כך ייחסך מקום פיזי רב בעוד המסמכים עצמם נסרקו ושמורים בקבצים דיגיטליים ומוכרים כמקוריים על פי החוק.
המידע היום בכל תחום הוא רב, לכן, אנו מציעים בין השאר גם שירות סריקת מסמכים לעורכי דין ובניית ארכיון דיגיטלי יעיל ונוח. בכלל, כל חוזה בין שני אנשים או בין חברה לחברה או בין חברה לאדם, כולל מסמכים רבים המעגנים את כל ההסכם בין הצדדים עד לפרטים הקטנים ביותר. כאשר מדובר על חברה או עסק בה קיימים חוזים רבים מול אנשים, ספקים ולקוחות, כמות המסמכים שמצטברת בהם יכולה להעמיס רבות על המערכת, בוודאי כאשר יש צורך לבצע חיפוש של מסמך אחד בתוך כמות של מסמכים.
אנו מתמחים ביצירת מרחבים דיגיטליים מדויקים לצרכי החברה או העסק. ניקח את המסמכים, הישנים והחדשים כאחד, נסדר אותם באפיון מדויק ונבצע סריקה מותאמת ובאיכות גבוהה. השירות שלנו כולל סידור המסמכים כך שהנגישות אליהם נוחה במיוחד, בתיקיות מסודרות ועל פי קטלוג של כל מסמך במקומו.
לאחר הקטלוג הנגישות למסמכים הנה נוחה במיוחד למי שקיימת ההרשאה למסמכים. כך ניתן לחפש על פי שם קובץ, תאריך או תיקייה ולהעלות את המסמך הנחוץ במינימום זמן ומאמץ.
אנו מציעים במסגרת יצירת הארכיב הדיגיטלי להיעזר בכלים המתקדמים ביותר בתחום לאחסון המידע ולשמירתו באופן מאובטח.
כמו כן, אנו מציעים שירות של ניהול המידע אם מדובר על מידע רב אותו יש לנהל גם באופן שוטף. לנו תוכנות ייעודיות לניהול ארכיב המקלות על אחסון המידע, קטלוגו ומציאת המסמכים בתוכו בקלות רבה.
אנו מציעים במסגרת שירותינו כלים והנחיות לניהול שוטף של הארכיון הדיגיטלי. אנו ממליצים לנהל את הארכיון באופן ברור ועל פי נהלים מוסכמים מראש, כדי לשמור על הסדר בו לאורך שנים ולייעול מציאת המסמכים בתוכו. אנו מבצעים בקרת איכות בעת יציאת הארכיון, הכולל בקרה על איכות הסריקה, השימוש המדויק בצבע וסריקה על פי התאמה לסוג הדף וגודלו.
לארכיב הדיגיטלי יתרונות רבים, בוודאי כשמדובר על בתי עסק וחברות. העולם היום נהיה דיגיטלי וניתן לראות זאת בכל תחום. אנשים דורשים כאן ועכשיו את המוצרים שלהם, הם רוצים לקנות אונליין ורוצים גם לקבל את המסמכים שלהם במהירות האפשרית. בעולם כל כך מהיר גם מציאת מסמכים לצורך הוכחות, אימות הסכם והגנה בבית המשפט יש חשיבות גבוהה ולכן ארכיב דיגיטלי משמעותי כל כך עבור אותם גופים.
בין אם מדובר על אדם פרטי ובין אם על עסק או חברה, הגישה המהירה מכל מקום מאפשרת
תנועתיות רבה בעולם הדיגיטלי של היום. ניתן רק לתאר כמה זה יהיה יעיל להיות בחופשה בחו"ל, לקבל טלפון שיש צורך דחוף במסמך, לגשת אליו בתוך כמה דקות בארכיב ולשלוח אותו במהירות.
אנו בחברת GMScanning הצבנו לעצמנו למטרה להיות מובילים בתחום סריקת המסמכים ויצירת
הארכיבים הדיגיטליים. אנו משתמשים בטכנולוגיות המתקדמות ביותר ובכלי ניהול מתקדמים ליצירת ארכיבים ידידותיים למשתמש. אנו פועלים תוך בקרת איכות מתמדת ושמירה על דיסקרטיות בבית הלקוח או במשרדו, או במשרדנו.
GMScanning עוסקת בסריקה וניהול מידע עסקי במגוון רחב של תחומים: סריקת מסמכים, סריקת ספרים, סריקת מפות שרטוטים וגרמושקות, פענוח OCR, חתימה דיגיטלית, ביעור וגריסת מסמכים, מפתוח והקלדת נתונים .
